INTRODUCCIÓN A GOOGLE DESKTOP: CÓMO HACER BÚSQUEDAS RÁPIDAS DE DOCUMENTOS EN TU DISCO DURO

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INTRODUCCIÓN. Cuando no se habían popularizado los ordenadores personales y reinaban las máquinas Brother y Remington, ordenábamos nuestros documentos en carpetas cuidadosamente rotuladas y guardas en archivadores o estantes. Hoy, la realidad es otra y el ordenador personal o computador reemplazó a las maquinas de escribir y ahora de todo lo que escribimos nos queda una copia electrónica en nuestro disco duro.

Con el pasar de los años crece el volumen de documentos que escribimos y también los que bajamos de la red. Por muy ordenados que seamos, nuestras carpetas poco a poco se hacen tan numerosas que llega en momento en que no nos acordamos en dónde tenemos aquel ensayo tan interesante que escribimos en el último semestre de nuestra carrera y perdemos tiempo valioso buscándolo carpeta por carpeta

Afortunadamente, existen programas informáticos que nos permiten ubicar con mucha rapidez los documentos guardados en nuestros discos duros.

EL PROBLEMA. Recordé que en el último año de mi carrera de pregrado había escrito un ensayo sobre la escritura de los estudiantes pero no recordaba su titulo exacto ni dónde los había guardado. Primero lo busqué carpeta por carpeta y después de 30 minutos no pude encontrarlo. El volumen de documentos es grande después de 15 años de vida académica. Intenté ubicarlo mediante la búsqueda de Windows pero la búsqueda demoró más de 20 minutos y tampoco lo encontré. No renuncié a la búsqueda porque estaba seguro que en alguna parte del disco duro debía estar.

LA SOLUCIÓN. La solución a mi problema la encontré en el programa informático Google Desktop. Éste es un programa de búsqueda de archivos en la propia computadora. Es como tener Google pero buscando en los discos de almacenamiento de mi propio ordenador. Permite buscar rápidamente todo tipo de archivos. Si introducimos, por ejemplo, la frase “serial de banner builder”, el programa me muestra una página en mi explorador con un listado todo tipo de archivos (mensajes de correo electrónico, páginas web previamente visitadas, chats y fotografías) que contienen los elementos de búsqueda.

A mí me ha facilitado mucho la búsqueda de archivos y me ha ahorrado muchas horas de búsqueda infructuosa. Con solo digitar la palabra “colach” pude localizar el ensayo titulado “Escritura colach” que tanto tiempo había estado buscando. Cuando instalé el programa “Gif animator” no recordaba en dónde estaba el número serial. Con solo escribir “serial Gif animator”, en el espacio de búsqueda, pude encontrar el archivo de texto en donde había guardado el serial cuatro años atrás.

Definitivamente, Google Desktop me ha simplificado la tarea de encontrar información dentro de mi computadora

¿CÓMO INSTALARLO?  Accede a la página de descarga de Google Desktop aquí. Después, das clic en el botón que dice “Instalar Google Desktop”. A la ventana de confirmación le das clic en el botón “Guardar Archivo”. El programa se descarga y una vez se complete la descarga, debes ir a su ubicación y darle doble clic encima para ejecutar la instalación, sigue los pasos y listo. Ya tienes un potente y rápido buscador para tu propio ordenador o computadora. Sin embargo, todavía no puedes hacer búsquedas porque aun no se ha construido el índice o listado de los archivos contenidos en tu máquina. Los siguientes enlaces te llevan a un video que explica la instalación de Google Desktop:

• Página web: Instalación de Google Desktop
• Video: Instalar google desktop

¿CÓMO FUNCIONA? Una vez instalado, Google Desktop comienza a indexar en segundo plano los archivos que tenemos en nuestros discos duros y dispositivos de almacenamiento. Yo recomiendo dejar el ordenador prendido toda la noche para que se termine de construir el archivo índice. Dependiendo del volumen de información que tengamos guardado, este proceso suele ser lento. No te desesperes. Vale la pena esperar.

Una gran fortaleza de este programa es que constantemente está actualizando su índice e indexando nuevos archivos y páginas a medida que los vamos elaborando, guardando o buscando en la Internet. La demora inicial para su pleno funcionamiento no se vuelve a repetir.

Los siguientes enlaces te dan instrucciones adicionales sobre el funcionamiento de  de Google Desktop:

• Página web: Funcionamiento de Google Desktop
• Video: Cómo buscar en tu equipo con Google Desktop

RIESGOS PARA EL USUARIO. Sobre los posibles riesgos de este programa no se habla en la página de los creadores. Los riesgos se presentan en la integración de Google Desktop y la Internet. Por ejemplo, la barra lateral que se instala en nuestro escritorio muestra datos del tiempo y noticias. Para mostrarnos tales datos, Google Desktop se comunica a través de la Red. Está comunicación puede eventualmente ser utilizada por un navegante malicioso para observar y hasta descargar contenido de su computadora.

¿Cómo se logra espiarlo? A través de gusanos y troyanos, un usuario malicioso puede comunicarse constantemente con su computadora no importa si su IP es dinámica ya que las aplicaciones espía le envían al delincuente su nueva IP cada vez que ésta cambia.

¿Qué hacer entonces? Lo ideal es deshabilitar la comunicación de Google Desktop con la Internet y en consecuencia no utilizar la barra lateral ya que ella depende de la internet y no tiene sentido tenerla sin conexión a la Red.

Una protección adicional y muy segura es decirle al programa Norton Internet Security que no permita que Google Desktop se comunique con el exterior. Esta orden se da en “opciones” de Norton Internet Security; luego en “Firewall Personal” y después en “Control de Programas”. Aparece entonces un listado de programas con una norma de acceso al final, norma que varía entre “personalizado”, “permitir” y “bloquear.” En nuestro caso escogemos “Bloquear” para que nuestro Google no se comunique con el exterior.

En la parte de Abajo de la ventana, damos clic en “agregar”. En la ventana que se abre  buscamos el archivo .exe de nuestro programa. Es decir, nos toca utilizar esa ventana para ir a la carpeta “Google” y después en “Google Desktop Search”. En este directorio damos un clic en el archivo GoogleDesktop.exe y después en el botón “Abrir” de la ventana. Automáticamente se abre una ventanita en donde aparece un menú desplegable. Damos clic en “Bloquear” y luego en “Aceptar”. Sucesivamente damos clic en “Siguiente” en todas las ventanitas que se abren. Al final, damos clic en el botón “Finalizar”. El último paso de este proceso consiste en dar clic en los botones “Aplicar” y “Aceptar”, en la parte de abajo. De esta forma, nuestro Google Desktop no podrá comunicarse con el exterior y solo funcionarán dentro de nuestro ordenador o computadora.

Otro riesgo que he identificado es la posibilidad de que una persona que use su computadora, utilice Google Desktop buscar y leer sus documentos privados. Esta posibilidad de espionaje se evita colocando contraseña a su usuario haciendo que los demás usuarios de su máquina entren por el usuario invitado o a través de su propio usuario. Aunque Google Desktop aparece en todas la cuentas de usuario, no le muestra al nuevo usuario los documentos de ningún otro usuario  a menos los dueños les hayan dado el carácter de públicos. Por ejemplo, los documentos de la carpeta “Acceso público” en Windows Vista puede ser vista por todos los usuarios utilizando Google Desktop. Los demás documentos, no.

Para evitar el riesgo de que los usuarios de otras computadoras dentro de nuestra red casera o en nuestra oficia puedan ver nuestros documentos utilizando Google Desktop, debemos deshabilitar la casilla “Buscar en todos los equipos”, en el menú “Funciones de la cuenta de Google”.

Una vez hayamos tomado las medidas de seguridad explicadas arriba, podemos estar tranquilos y disfrutar de nuestro potente buscador interno.

CONCLUSION. Tener Google Desktop instalado en nuestra PC es tener toda la potencia de Google trabajando internamente y localizando información que si nos dedicáramos a buscarla perderíamos mucho tiempo haciéndolo. Esta aplicación es altamente recomendable para usuarios de ordenadores que manejan grandes volúmenes de información y no recuerdan fácilmente la ubicación específica de cada documento. Aunque ofrece algunos riesgos (todo lo que se conecta con la Internet posibilita el riesgo) si se toman las medidas indicadas en este articulo se puede tener plena confianza y seguridad en nuestra privacidad.

REFERENCIAS

GOOGLE. Funciones de Google Desktop. En línea: http://desktop.google.com/es/features.html (Consulta: 06 de mayo de 2009).

________. Descarga de Google Desktop. En línea: http://desktop.google.com/es/index.html (Consulta: 06 de mayo de 2009).

________. Instalación: el proceso de instalación. En línea: http://desktop.google.com/support/bin/answer.py?answer=10790&topic=11614 (Consulta: 06 de mayo de 2009).

________. Introducción: Funcionamiento de Google Desktop. En línea: http://desktop.google.es/es/gettingstarted.html (Consulta: 06 de mayo de 2009).

GOOGLEESPANA (2008). Como buscar en tu equipo con Google desktop [Video]. En línea: http://www.youtube.com/watch?v=mTaFj-mp0ws (Consulta: 06 de mayo de 2009).

BARS2704. Instalación de Google Desktop [Video]. En línea: http://www.youtube.com/watch?v=vNuMsO-1MpQ (Consulta: 06 de mayo de 2009).